В ситуации, когда новый работник представляет справку СТД-Р, утверждает, что бумажная трудовая книжка (БТК) никогда не оформлялась, но в выгрузке СТД-СФР присутствуют записи о стаже, начавшемся до 31 декабря 2020 года, работодателю необходимо действовать в строгом соответствии с законодательством, чтобы избежать ошибок в учете трудовой деятельности.
вверхШаг 1: Анализ представленных документов и правового статуса работника
Работодателю необходимо тщательно изучить полученную от работника выгрузку сведений о трудовой деятельности из СФР (СТД-СФР). Ключевой момент — наличие периодов работы, начавшихся до 01.01.2021. Если такие периоды есть, а бумажная трудовая книжка отсутствует, это указывает на один из двух сценариев: либо книжка была утрачена, либо работник в свое время подал заявление о ведении электронной трудовой книжки (ЭТК).
Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, трудовые книжки на бумажном носителе не оформляются для лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года. Наличие стажа до этой даты означает, что у работника должна была быть либо БТК, либо заявление о переходе на ЭТК.
вверхШаг 2: Запрос письменного заявления и объяснений у работника
Работодатель не вправе самостоятельно принимать решение о форме учета трудовой деятельности работника. Необходимо получить от сотрудника письменное заявление, в котором он четко излагает обстоятельства: подтверждает отсутствие бумажной трудовой книжки на руках и ее отсутствие в прошлом, а также изъявляет волю относительно дальнейшего учета.
Без письменного заявления работника оформление дубликата трудовой книжки является неправомерным. Дубликат оформляется только в случае утраты оригинала, по заявлению работника, и выдается последним работодателем, внесшим запись (п. 27 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н).
вверхШаг 3: Определение дальнейшей формы учета (бумажная или электронная)
На основании заявления работника работодатель определяет порядок действий:
- Если работник подтверждает, что БТК не было, и желает продолжить ведение учета в электронном виде, необходимо принять от него заявление о продолжении формирования сведений в электронном виде. Далее все сведения о работе вносятся в электронный формат через СФР.
- Если работник заявляет об утере БТК и просит оформить дубликат, работодатель не может этого сделать, так как не является работодателем, внесшим последнюю запись в утерянную книжку. Сотруднику следует обратиться к бывшему работодателю по последнему месту работы, где велась БТК.
В представленной ситуации наиболее корректным и соответствующим современному законодательству решением является продолжение формирования электронной трудовой книжки. Попытка восстановить бумажную историю на основании выписки СТД-СФР, не имея оригинала БТК и не являясь работодателем, вносившим записи, чревата ошибками и может быть признана недействительной.
вверхШаг 4: Оформление спорных записей из прошлого стажа
Если в сведениях СТД-СФР содержатся некорректные или противоречивые записи (например, одновременный прием на основную работу и по совместительству), действующий работодатель не обязан и не вправе их исправлять или как-либо комментировать в своей документации. Эти сведения были внесены предыдущим работодателем. Ответственность за их достоверность лежит на нем.
Исправление ошибок в сведениях о трудовой деятельности, внесенных предыдущим работодателем, производится этим работодателем по правилам, установленным ст. 66.1 ТК РФ и Приказом Минтруда № 320н. Текущий работодатель вносит сведения только о периоде работы у себя.
Заявление работника об отсутствии бумажной трудовой книжки и продолжении электронного учета
Генеральному директору
ООО "Компания"
Иванову П.С.
от менеджера Петрова А.К.Заявление
Я, Петров Алексей Константинович, подтверждаю, что бумажная трудовая книжка на мое имя никогда не оформлялась и на руки мне не выдавалась. Трудовая деятельность до моего приема в ООО "Компания" учитывалась в электронном виде.
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ прошу осуществлять формирование сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде и в дальнейшем.
15 апреля 2025 года _______________ /Петров А.К./
Справка-подтверждение (для внутреннего удостоверения факта)
СПРАВКА
15 апреля 2025 г. № 45-сНастоящей справкой подтверждается, что менеджер Петров Алексей Константинович при приеме на работу в ООО "Компания" 10 апреля 2025 года представил справку по форме СТД-Р, выписку СТД-СФР от 09.04.2025, а также письменное заявление об отсутствии бумажной трудовой книжки.
На основании заявления работника от 15.04.2025 учет его трудовой деятельности будет осуществляться в электронном виде.
Начальник отдела кадров ООО "Компания" _______________ /Сидорова М.В./
Уведомление работника о получении сведений из СФР
вверхМенеджеру Петрову А.К.
УВЕДОМЛЕНИЕ
Уважаемый Алексей Константинович!
ООО "Компания" уведомляет Вас о получении и принятии к сведению информации из выписки СТД-СФР, представленной Вами. Сведения о Вашей трудовой деятельности, внесенные предыдущими работодателями, не подлежат изменению текущим работодателем.
Все последующие сведения о работе в ООО "Компания" будут формироваться в электронном виде в соответствии с Вашим заявлением.
15 апреля 2025 года
Генеральный директор ООО "Компания" _______________ /Иванов П.С./
Часто задаваемые вопросы
Обязан ли работодатель оформлять дубликат трудовой книжки, если работник утверждает, что она утеряна, а в СФР есть стаж?
Нет, не обязан, если он не является работодателем по последнему месту работы, где вносилась запись в утерянную бумажную книжку. Оформлением дубликата занимается именно последний работодатель, ведущий БТК, на основании письменного заявления работника об утере.
Можно ли на основании выписки СТД-СФР завести новую бумажную трудовую книжку и внести в нее старые записи?
Нет, это некорректно. Новая трудовая книжка заводится только для работников, впервые поступающих на работу. Внесение в новую чистую книжку записей о прошлой работе на основании электронных данных будет являться не восстановлением (дубликатом), а подделкой документа. Законный путь — либо продолжение электронного учета, либо получение дубликата от прежнего работодателя.
Что делать, если в выписке СТД-СФР есть явная ошибка предыдущего работодателя (как в примере с совместительством)?
Работнику следует самостоятельно обратиться к предыдущему работодателю с требованием исправить неточные сведения в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Текущий работодатель не уполномочен вносить изменения в сведения, сформированные другим юридическим лицом.
Можно ли отказать в приеме на работу, если у соискателя нет БТК, а в электронной истории противоречивые данные?
Отказ по этой причине может быть признан необоснованным. Отсутствие БТК при наличии электронного стажа — правомерная ситуация. Противоречия в данных — проблема предыдущих работодателей. Новый работодатель вправе запросить у соискателя дополнительные пояснения или документы, но не может отказать в трудоустройстве только на этом основании, если нет иных законных причин.
Обязан ли работник доказывать, что он подавал заявление о переходе на ЭТК, если у него есть стаж до 2021 года?
Прямой обязанности у работника нет. Работодатель принимает решение на основании документов, представленных работником (справка СТД-Р, выписка СТД-СФР), и его письменного заявления о текущем предпочтении формы учета. Доказывать факт подачи заявления в 2020 году не требуется.
Какой документ является основным при приеме на работу вместо трудовой книжки?
Основным документом, подтверждающим трудовой стаж и предыдущие места работы, является справка о трудовой деятельности по форме СТД-Р, которую предыдущий работодатель обязан выдать при увольнении (ст. 66.1 ТК РФ). Выписка СТД-СФР служит дополнительным источником информации.
Может ли работник одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?
Нет, это исключено. Учет трудовой деятельности ведется только в одной форме: либо на бумажном носителе (БТК), либо в электронном виде (ЭТК). Выбор формы определяется заявлением работника, поданным до 31 декабря 2020 года, или автоматически устанавливается электронный формат для впервые устраивающихся после этой даты.
вверхПрактические рекомендации для работодателя
1. При выявлении подобной ситуации всегда запрашивайте у работника письменное заявление, фиксирующее его позицию относительно отсутствия БТК и предпочтительной формы учета. Это основной документ, обосновывающий ваши дальнейшие действия.
2. Не предпринимайте попыток самостоятельно «реконструировать» бумажную трудовую историю работника. Это может привести к внесению неверных записей и юридическим рискам. Доверьтесь официальным данным из СФР.
3. Разработайте и внедрите в кадровый документооборот внутреннюю памятку или регламент по приему работников со стажем до 2021 года, но без бумажной трудовой книжки, чтобы стандартизировать процедуру и избежать ошибок.
4. В случае сомнений в достоверности сведений или при явных противоречиях в электронной истории рекомендуется проконсультироваться с территориальным органом Пенсионного фонда РФ или получить разъяснения от Минтруда России.
вверх