Порядок действий работодателя при обнаружении переплаты заработной платы работнику по вине ошибки в программном обеспечении

Шаг 1. Квалификация допущенной ошибки

Первоначально необходимо установить характер ошибки, приведшей к переплате. В данном случае причиной является некорректная настройка или сбой в программе учета, который привел к ошибочной квалификации 30 апреля как праздничного дня и, как следствие, к неверному расчету заработной платы. Согласно трудовому законодательству, такая ошибка не является счетной (арифметической).

Счетная ошибка — это ошибка в арифметических действиях (сложение, вычитание, умножение, деление) при исчислении сумм. Ошибка в применении норм права, неправильное определение расчетной базы или технический сбой программы к счетным ошибкам не относятся.

Шаг 2. Оценка возможности удержания по инициативе работодателя

В соответствии с частью 4 статьи 137 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), работодатель не имеет права производить удержания из заработной платы работника для погашения переплаты, возникшей из-за неправильного применения трудового законодательства или технической ошибки. Закон допускает удержание излишне выплаченной заработной платы без согласия работника только в случае счетной ошибки.

Поскольку ошибка в программе не является счетной, любые односторонние удержания из последующей заработной платы (за май) будут являться незаконными и могут быть расценены как невыплата заработной платы в полном объеме.

Шаг 3. Определение правомерных действий работодателя

Работодатель вправе взыскать сумму переплаты только при наличии добровольного согласия работника на ее возврат. Если работник отказывается возвращать излишне полученные суммы добровольно, единственным законным способом их взыскания является обращение работодателя в суд с исковым заявлением.

Для обращения в суд работодателю необходимо будет доказать факт переплаты, ее размер, причину (ошибка в программе) и обосновать, почему сумма не подлежит возврату в бесспорном порядке. Суд будет исследовать характер ошибки на предмет ее отнесения к счетной.

Шаг 4. Действия работника в случае незаконного удержания

Если работодатель произвел незаконное удержание из заработной платы за май, работник должен предпринять следующие шаги:

1. Направить работодателю письменное требование о возврате незаконно удержанной суммы, ссылаясь на часть 4 статьи 137 ТК РФ.
2. В случае отказа — обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
3. Одновременно или в последующем подать исковое заявление в суд о взыскании неполученных сумм заработной платы и компенсации за ее задержку (статья 236 ТК РФ).

Срок для обращения работника в суд по спорам о невыплате заработной платы составляет один год со дня установленного срока выплаты (статья 392 ТК РФ).

Шаг 5. Рекомендации по урегулированию ситуации

Наиболее эффективным и наименее конфликтным способом решения вопроса является достижение письменного соглашения между работником и работодателем. Работник может добровольно согласиться на возврат излишне полученных средств путем безналичного перевода или предоставить письменное согласие на удержание из будущей заработной платы (например, частями).

Образцы документов

Письменное требование работодателя о добровольном возврате переплаты

Ведущему специалисту
Петровой Анне Сергеевне
от Генерального директора ООО "Компания"
Иванова С.П.

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемая Анна Сергеевна!
В связи с технической ошибкой в программе учета рабочего времени при расчете заработной платы за апрель 2025 года Вам была излишне выплачена сумма в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей 00 копеек.
На основании статьи 1109 Гражданского кодекса РФ, полученные без установленных законом оснований денежные средства подлежат возврату.
В соответствии с часть 4 статьи 137 ТК РФ, мы не можем произвести удержание без Вашего согласия.
Просим Вас в добровольном порядке возвратить указанную сумму в кассу ООО "Компания" или дать письменное согласие на ее удержание из заработной платы за май 2025 года.
Просим дать ответ до 25 мая 2025 года.
20 мая 2025 года ______________ /Иванов С.П./

Заявление работника о согласии на удержание

Генеральному директору
ООО "Компания"
Иванову С.П.
от ведущего специалиста
Петровой Анны Сергеевны

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с излишней выплатой заработной платы за апрель 2025 года в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей 00 копеек,
даю свое согласие на удержание указанной суммы из моей заработной платы за май 2025 года в полном объеме.
Основание: уведомление от 20.05.2025.
22 мая 2025 года ______________ /Петрова А.С./

Требование работника о возврате незаконно удержанной суммы

Генеральному директору
ООО "Компания"
Иванову С.П.
от ведущего специалиста
Петровой Анны Сергеевны

ТРЕБОВАНИЕ

При получении заработной платы за май 2025 года установлено, что из нее была удержана сумма 5 000 рублей под предлогом погашения переплаты за апрель 2025 года.
Считаю данное удержание незаконным, поскольку переплата произошла в результате технической ошибки программы, что не является счетной ошибкой в смысле части 4 статьи 137 Трудового кодекса РФ.
На основании изложенного, требую в срок до 10 июня 2025 года возвратить незаконно удержанную сумму в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей 00 копеек и выплатить компенсацию за задержку заработной платы в соответствии со статьей 236 ТК РФ.
В случае неисполнения данного требования буду вынуждена обратиться в Государственную инспекцию труда и в суд.
01 июня 2025 года ______________ /Петрова А.С./

Часто задаваемые вопросы

Что именно считается счетной ошибкой?

Счетной ошибкой признается исключительно арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при выполнении арифметических действий (например, опечатка при вводе цифры, неправильное сложение строк в расчетной ведомости). Ошибки в применении коэффициентов, ставок, норм закона или сбои ПО не являются счетными.

Может ли работодатель удержать переплату, если я дам согласие?

Да, при наличии вашего письменного добровольного согласия работодатель вправе удержать излишне выплаченную сумму. Размер удержания при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (статья 138 ТК РФ), если иное не предусмотрено федеральными законами.

Обязан ли я возвращать деньги, если ошибка была не моя?

С юридической точки зрения, вы получили деньги без установленных законом оснований (статья 1102 ГК РФ). Поэтому обязательство по их возврату существует. Однако взыскать эти деньги работодатель может только через суд, если вы не согласны на добровольный возврат.

Что, если переплата была из-за ошибки в табеле учета рабочего времени?

Ошибка в табеле (например, неверное указание количества отработанных часов или дней) также не является счетной ошибкой. Правила удержания аналогичны: только с согласия работника или через суд.

Может ли работодатель уволить меня за отказ вернуть переплату?

Нет, отказ от добровольного возврата суммы, излишне выплаченной не по вашей вине, не является дисциплинарным проступком и не может служить основанием для увольнения. Такое увольнение будет незаконным.

Какой срок давности по взысканию переплаты через суд?

Работодатель может обратиться в суд в течение трех лет с момента, когда он узнал или должен был узнать о переплате и о вашем отказе ее возвращать (общий срок исковой давности по статье 196 ГК РФ).

Будет ли суд взыскивать переплату, если ошибка была в программе?

Суд, скорее всего, удовлетворит иск работодателя, поскольку получение денег без оснований должно быть возвращено. Однако суд будет оценивать характер ошибки, и если она не счетная, то подтвердит, что удержание работодателем в одностороннем порядке было незаконным.