Личное дело сотрудника

Ведение личных дел является обязательным только для государственных и муниципальных служащих. Для коммерческих организаций это право, а не обязанность, которая должна быть закреплена в локальном нормативном акте

Правовая основа

Ключевые нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (Глава 14)
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»

Организация работы с личными делами

Кто должен вести личные дела

• Обязательно: Государственные и муниципальные служащие
• Рекомендуется: Руководители, главные бухгалтеры, материально ответственные лица
• По желанию работодателя: Все сотрудники организации

Образец приказа о ведении личных дел

Общество с ограниченной ответственностью «Профит»
ИНН 7701234567
ПРИКАЗ № 25-к
г. Москва
«15» марта 2025 г.

О введении системы ведения личных дел работников

В целях систематизации кадрового учета и обеспечения защиты персональных данных работников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести с 01 апреля 2025 года систему ведения личных дел на всех сотрудников ООО «Профит».
2. Утвердить Положение о ведении личных дел работников (приложение 1).
3. Назначить специалиста отдела кадров Семенову Анну Викторовну ответственной за ведение, учет и хранение личных дел.
4. Всем руководителям структурных подразделений обеспечить представление сотрудниками необходимых документов для формирования личных дел в срок до 25.03.2025.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Основание: ст. 86-90 ТК РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных».

Генеральный директор: ______________ / Петров И.А. /

Состав личного дела

Базовый пакет документов

1. При приеме на работу:

• Копия паспорта (основные страницы + прописка)
• Копии документов об образовании
• Копия СНИЛС
• Копия ИНН
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Медицинская справка (при необходимости)
• Справка о судимости (для определенных должностей)

2. Кадровые документы:

• Заявление о приеме на работу
• Анкета или личный листок по учету кадров
• Трудовой договор
• Копия приказа о приеме
• Должностная инструкция

3. В процессе работы:

• Дополнительные соглашения к договору
• Копии приказов (о переводе, отпусках, поощрениях)
• Результаты аттестаций
• Документы о повышении квалификации
• Заявления работника

Рекомендуется включать в личное дело согласие на обработку персональных данных по новой утвержденной форме Роскомнадзора.

Порядок ведения и учета

Порядок действий

• Издать приказ о ведении личных дел
• Разработать Положение о работе с персональными данными
• Завести журнал учета личных дел
• Оформить дела по утвержденной номенклатуре
• Обеспечить защиту (сейфы, ограничение доступа)
• Ознакомить сотрудников с порядком работы с персональными данными

Образец внутренней описи личного дела

Внутренняя опись документов личного дела № 15
Петрова Анна Сергеевна
должность: менеджер по продажам

 

№ п/п	Наименование документа	Дата документа	Количество листов	Примечание
1	Заявление о приеме на работу	15.03.2025	1
2	Личный листок по учету кадров	15.03.2025	2
3	Копия паспорта	-	4	заверено 15.03.2025
4	Копия диплома о высшем образовании	-	2	заверено 15.03.2025
5	Трудовой договор № 45	15.03.2025	8
6	Копия приказа о приеме № 25-к	15.03.2025	1

Итого: 18 листов

Специалист отдела кадров: ______________ / Семенова А.В. /
«15» марта 2025 г.

Хранение и защита персональных данных

Требования к хранению

• Бумажные дела: сейфы или металлические шкафы
• Электронные данные: шифрование, парольная защита
• Доступ: только уполномоченные сотрудники
• Учет: журнал движения личных дел

Сроки хранения

• Личные дела руководителей — постоянно
• Личные дела рядовых сотрудников — 75 лет
• Кадровые приказы — не менее 5 лет
• Документы по зарплате — не менее 6 лет

Ответственность за нарушения

Административная ответственность по КоАП РФ:

Уголовная ответственность (ст. 137 УК РФ):

• Штраф до 300 000 руб.
• Лишение права занимать определенные должности
• Принудительные работы или лишение свободы

Образцы дополнительных документов

Журнал учета личных дел

№ дела	ФИО сотрудника	Должность	Дата заведения	Примечание
ЛД-1	Петров И.С.	Директор	15.03.2025
ЛД-2	Иванова М.П.	Бухгалтер	15.03.2025
ЛД-3	Петрова А.С.	Менеджер	15.03.2025

Заверительный лист личного дела

Лист-заверитель дела № ЛД-3

В деле подшито и пронумеровано 18 (восемнадцать) листов, в том числе:

• листов внутренней описи: 1
• пропущенных номеров: нет

Особенности физического состояния дела: документы в хорошем состоянии

Специалист отдела кадров: ______________ / Семенова А.В. /
«15» марта 2025 г.